Zum Inhalt springen.

Mailing lists service

Mailinglisten - Handbuch für Eigentümer und Moderatoren

Einführung: Wer ist für die Verwaltung von Mailinglisten zuständig?

Erinnerung: Ein Mailinglistendienst kennt vier verschiedene Rollen:

Betrachten Sie die Beschreibung der jeweiligen Rolle, um mehr hierüber zu erfahren.

Das Erstellen einer Mailingliste beantragen

Der Antrag zum Einrichten einer Mailingliste kann bestimmten Bedingungen unterliegen. Auch wenn Sie diese Bedingungen einhalten, erfordert das Erstellen einer Liste trotzdem die Zustimmung durch einen Listmaster.

Um das Erstellen einer Mailingliste zu beantragen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Gehen Sie zur Homepage der WWW-Listenoberfläche und melden Sie sich an.
  2. Wählen Sie im oberen Menü 'Liste anlegen'.
    Falls dieser Link nicht angezeigt ist, heißt dies, dass Sie nicht berechtigt sind, eine Liste anzulegen.
  3. Geben Sie Ihrer Liste einen Namen (nur den Namen ohne '@' und den Domainnamen; Beispiel: schneckenzucht und nicht schneckenzucht@lists.bagru.at.)
    Verwenden Sie keine Leerzeichen, Akzente oder Sonderzeichen in Listennamen: diese Zeichen könnten Schwierigkeiten machen. Wählen Sie einen ausdrucksstarken, aber kurzen Namen: Denken Sie an die Abonnenten, die diesen Namen jedes Mal, wenn sie eine Nachricht an die Liste schicken, eintippen müssen! Wenn Sie eine Reihe von Listen verwalten, können Sie Ihre Listennamen mit einem gemeinsamen Präfix versehen; sie werden dann nahe beieinander sortiert und sind leicht erkennbar (Beispiel: xx-nutzer@lists.bagru.at, xx-stab@lists.bagru.at etc.).
  4. Wählen Sie einen Listentypen unter den vordefinierten Typen (die vordefinierten Typen sind nur Beispiele typischer Konfigurationen, die von den Listeneigentümern nach dem Erstellen geändert werden können; es ist sogar möglich, die Listen über die auf der Administrationsseite hinaus sichtbaren Optionen zu konfigurieren, indem man einen Listmaster darum bittet).
  5. Geben Sie ein Thema für Ihre Liste an. Dieses Thema wird als Kopfzeile für alle Listenseiten angezeigt; es dient auch als Bezeichnung in den Listenindexseiten (Listenübersicht, Abonnementübersicht etc.) und in der Titelseite des Browserfensters.
  6. Wählen Sie einen Themenbereich im Menü 'Themenbereiche'.

    Falls Ihnen kein Themenbereich zusagt, können Sie einen Listmaster darum bitten, ein neues Themengebiet einzurichten.

  7. Geben Sie eine Beschreibung Ihrer Liste ein. Diese Beschreibung wird auf der Informationsseite der Liste und in der 'Abonnentencharta', die jedem neuen Abonnenten per Mail zugeschickt wird, unter der Überschrift 'Listenthema' angezeigt. Die Beschreibung kann beispielsweise Folgendes erklären:
    • Gegenstand und Zweck der Liste;
    • besprochene Themen;
    • Listenbetrieb (Pflichten, Betriebszustand, etc.);
    • geltende Regeln;
    • Beschreibung typischer Abonnenten (Beschäftigung, Projekte, Nationalitäten etc.).

    Sie können Ihre Listenbeschreibung mit HTML-Tags formatieren. Seien Sie vorsichtig: Brechen Sie bei einer langen Beschreibung die Zeilen mit manuellen Zeilenumbrüchen um (ENTER-Taste auf Ihrer Tastatur); ansonsten passt sie eventuell nicht ganz ins Browserfenster.

  8. Klicken Sie auf den Knopf 'Anfrage zur Listenerzeugung absenden'.

Eine Nachricht wird angezeigt, um Sie zu informieren, dass Ihre Erzeugungsanfrage an die Listmasters geschickt wurde und dass Sie von nun an die Liste per Klick auf den 'Admin'-Knopf bearbeiten können. Die Nachricht warnt Sie allerdings auch, dass die Liste auf dem Server erst dann installiert und sichtbar gemacht wird, wenn ein Listmaster sie freigegeben hat.

Sie müssen hiernach darauf warten, dass die Listenerzeugung durch einen Listmaster freigegeben wird. Sie erhalten dann eine Benachrichtigung mit dem Betreff 'Erstellung der Mailingliste listenname', die Sie darüber informiert, dass die Liste tatsächlich angelegt wurde.

Abonnieren Sie als letzten Schritt die Liste: Wenn Sie eine Liste anlegen oder zu ihrem Eigentümer oder Moderator ernannt werden, heißt dies nicht, dass Sie automatisch auch abonniert sind!

Eine Liste verwalten

Um eine Liste, die Ihnen gehört, zu verwalten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Gehen Sie zur Homepage der WWW-Listenoberfläche und melden Sie sich an.

    Wenn Sie die Liste unter mehreren Adressen abonniert haben, verwenden Sie die Adresse, unter der Sie die Erzeugung der Liste beantragt haben.

  2. Gehen Sie zur Informationsseite der Liste, die Sie verwalten möchten.
  3. Klicken Sie im linken Menü auf den 'Admin'-Link.

Um die Abschnitte des Administrationsmoduls zu durchblättern, klicken Sie auf die Links unter dem 'Admin'-Link im linken Menü.

In diesen verschiedenen Abteilungen können Sie:

Mit den im Untermenü 'Moderieren' verfügbaren Optionen können Sie:

Die Liste konfigurieren:

Um zu erfahren, wie Sie die Liste konfigurieren können, betrachten Sie bitte die Dokumentation zur Listenkonfiguration.

Die Liste anpassen

Auf dieser Seite können Sie diverse Dateien bearbeiten, die zu Ihrer Liste gehören, darunter:

Sympa benutzt normalerweise vorgegebene Dateien; in diesem Falle sind die listenspezifischen Dateien für Ihre Liste leer. Um eine Datei zu bearbeiten, wählen Sie sie aus der Auswahlliste und klicken Sie auf den 'Bearbeiten'-Knopf. Sie können jeweils die 'From'-Zeile (Absender), die 'Subject'-Zeile (Betreffzeile) und den Nachrichtentext (Rumpf, Body) ändern.

Seien Sie vorsichtig: Die Werte zwischen eckigen Klammern sind Variablen. Ändern Sie sie nicht, es sei denn, Sie wissen wirklich genau, was Sie tun...

Den Bereich für gemeinsame Dokumente verwalten

Per Vorgabe haben Listen keinen Bereich für gemeinsame Dokumente. Sie müssen diesen daher einrichten. Um dies zu tun, wählen Sie das Listen-Administrationsmodul und klicken Sie auf den Link 'Gemeinsame Dokumente erstellen'.

Damit Abonnenten Dokumente im Bereich für gemeinsame Dokumente veröffentlichen können, müssen Sie die vorgegebenen Berechtigungen ändern: Klicklen Sie im Listen-Administrationsmodul auf 'Listenkonfiguration bearbeiten' und dann auf 'Privilegien'. Am Fuß der Seite ist ein Auswahlmenü namens 'Wer kann bearbeiten'; wählen Sie die Option 'Beschränkt auf Abonnenten (privat)'.

Seien Sie vorsichtig: Wenn Sie bereits vor dieser Rechteänderung Ordner angelegt haben, bleiben diese weiterhin schreibgeschützt. Wenn Sie sie beschreibbar machen wollen, müssen Sie die Zugriffsrechte für diesen Ordner ändern.

Eventuell möchten Sie auch Quatos für den Bereich für gemeinsame Dokumente einrichten; tun Sie dies auf der Seite 'Privilegien' des Abschnitts 'Listenkonfiguration bearbeiten'.

Um alles über die Verwaltung gemeinsamer Dokumente zu erfahren (Organisation, Zugriffsrechte ändern, Dokumente benennen etc.), betrachten Sie den Abschnitt 'Den Bereich für gemeinsame Dokumente verwenden' im Benutzerhandbuch.

Um den Zugriff zum Bereich für gemeinsame Dokumente zu sperren, klicken Sie auf 'Gemeinsame Dokumente löschen' im Untermenü 'Admin'. Sie können den Bereich jederzeit wieder öffnen, indem Sie auf 'Gemeinsame Dokumente wiederherstellen' klicken. Löschen und Wiederherstellen des Bereichs für gemeinsame Dokumente hat keinerlei Effekt auf die enthaltenen Dokumente.

Abonnenten verwalten

In diesem Abschnitt können Sie die Liste aller Listenabonnenten einsehen. Für jeden Abonnenten sind die folgenden Informationen verfügbar:

Per Vorgabe zeigt jede Seite 25 Abonnenten an. Sie können die Seiten mit den Blätterpfeilen durchblättern oder mehr Abonnenten pro Seite darstellen. Sie können die Abonnenten auch nach verschiedenen Kriterien sortieren, indem Sie auf den entsprechenden Spaltenkopf klicken.

Um einen Abonnenten zu suchen, geben Sie seinen Namen oder seine E-Mail-Adresse ganz oder teilweise in das Eingabefeld ein und klicken Sie auf den Knopf 'Suchen'.

Sie können auf dieser Seite andere Personen in die Liste eintragen:

Falls Sie Personen eintragen möchten, ohne dass sie darüber benachrichtigt werden, kreuzen Sie das Feld 'leise' an. Es ist allerdings wesentlich besser, wenn Betroffene erfahren, dass sie abonniert werden!

Auch wenn es möglich ist, Personen zu Ihren Mailinglisten hinzuzufügen, ist es stets viel besser, wenn Personen selbst die entsprechenden Schritte ausfzühren, um eine Liste zu abonnieren. Sie können daher mit dem INVITE-Befehl auch Personen einladen, eine Liste zu abonnieren: Senden Sie eine E-Mail an sympa@lists.bagru.at und geben Sie den folgenden Befehl in den Nachrichtentext ein: invite listenname mailadresse (Beispiel: invite beispielliste max.mustermann(@)uni-marburg.de).

Um Abonnementanfragen für die Liste anzunehmen oder abzulehnen, klicken Sie auf 'Unbestätigte Abonnements.' Die Liste aller Personen, die ein Abonnement beantragt haben, erscheint. Um eine Anfrage anzunehmen oder abzulehnen, kreuzen Sie das Feld vor dem Namen der Person an und klicken Sie auf den Knopf Ihrer Wahl.

Um eine Abonnementerinnerung an alle Abonnenten zu schicken, klicken Sie auf den Knopf 'Alle erinnern'. Die Abonnement-Erinnerungsnachricht enthält:

Sie können auf der Seite 'Verschiedenes' des Abschnitts 'Listenkonfiguration bearbeiten' auch eine automatische Abonnementerinnerung einrichten.

Um auf dieser Seite Abonnenten auszutragen, wählen Sie sie, indem Sie die Felder vor ihren Namen ankreuzen, und klicken Sie auf den Knopf 'Ausgewählte E-Mail-Adressen löschen'.

Falls Sie die Abonnenten darüber nicht informieren wollen, kreuzen Sie das Feld 'leise' an. Dies ist allerdings nicht empfehlenswert, es sei denn, es handle sich um Abonnenten mit Zustellfehlern.

Tipp: Um alle Abonnenten auf einmal auszuwählen, sorgen Sie dafür, dass alle auf der Seite angezeigt werden, und klicken Sie den Knopf 'Auswahl invertieren': Alle Abonnenten werden mit einem einzigen Klick angewählt!

Um die Abonnementoptionen eines Abonnenten zu ändern, klicken Sie auf seine E-Mail-Adresse.

Auf dieser Seite können Sie den Namen, die E-Mail-Adresse und den Nachrichten-Empfangsmodus des Abonnenten ändern. Sie können ihn auch aus der Liste austragen.

Falls der Abonnent Zustellfehler verursacht, wird unter dem Abschnitt 'Abonnenten-Information' ein weiteres Formular angezeigt:

Die angezeigten Informationen umfassen:

Sie können den jüngsten Fehler überprüfen oder die Fehler zurücksetzen. Wenn Sie die Fehler zurücksetzen, wird die Zustellfehler-Punktzahl des Abonnenten auf null zurückgesetzt.

Um Adressen mit Zustellfehlern leichter zu verwalten, wählen Sie die Seite 'Zustellfehler' im Listen-Administrationsmodul aus.

Zustellfehler verwalten

Wenn ein Problem mit den E-Mail-Adressen der Abonnenten auftritt (veraltete Mailadressen, zum Versandzeitpunkt zeitweise nicht verfügbare Adressen, überschrittene Postfachkapazitäten etc.), wird der Prozentsatz der Adressen mit Zustellfehlern im linken Menü unter dem Titel 'Fehlerrate' angezeigt. Um die Adressen mit Fehlern zu überprüfen, wählen Sie die Seite 'Zustellfehler' im Listen-Administrationsmodul aus,

Die Software Sympa verwaltet Abonnenten mit Zustellfehlern automatisch: Je nach der Fehlerzahl und der Auslastung der Liste werden Abonnenten mit Zustellfehlern entweder benachrichtigt, ausgetragen, oder ihre Punktzahl wird auf null zurückgesetzt, wenn die Adresse keine Zustellfehler mehr erzeugt.

Um Zustellfehler an Adressen zu beenden, wählen Sie sie aus, indem Sie ihre Felder anklicken, und klicken Sie den Knopf 'Fehler für gewählte Benutzer zurücksetzen'. Falls der Fehler verbleibt, werden die Adressen wieder als mit Zustellfehlern behaftet markiert, sobald eine Nachricht über die Liste versandt wird.

Sie können auch Abonnenten austragen, deren Adressen Zustellfehler verursachen: zu viele Adressen mit Zustellfehlern verursachen eine nicht zu unterschätzende Belastung auf dem Mailinglistenserver. Um Abonnenten auszutragen, wählen Sie sie an, indem Sie die Felder vor ihren Namen ankreuzen, und klicken Sie auf den Knopf 'Ausgewählte E-Mail-Adressen löschen'.

Tipp: Um alle Abonnenten auf einmal auszuwählen, sorgen Sie dafür, dass alle auf der Seite angezeigt werden, und klicken Sie den Knopf 'Auswahl invertieren': Alle Abonnenten werden mit einem einzigen Klick angewählt!

An die Liste gesendete Nachrichten moderieren

Wenn eine Liste moderiert ist, müssen alle Nachrichten von einem Moderator bestätigt werden, bevor sie an die Liste verteilt werden. Wenn eine Nachricht an eine Liste geschickt wurde, werden die Abonnenten automatisch per Mail darüber benachrichtigt, dass ihre Nachricht moderiert wird. Auch die Moderatoren erhalten eine Benachrichtigung von Sympa, die die zu moderierende Nachricht enthält.

Es gibt zwei Arten, Moderationsaufgaben auszuführen: einmal per Mail, indem Sie die von Sympa empfangenen Nachrichten beantworten, oder über die WWW-Mailinglistenoberfläche. Klicken Sie hierfür auf den Link 'Nachricht' im Untermenü 'Moderieren': Eine Seite mit allen zu moderierenden Nachrichten erscheint (die neuesten Nachrichten stehen oben). Klicken Sie, um eine Nachricht zu lesen, ihre Betreffzeile an.

Sie haben zwei Optionen:

Alle Moderatoren können entscheiden, ob eine Nachricht verteilt wird oder nicht. Allerdings ist die Entscheidung des ersten Moderators, der die Nachricht bearbeitet, definitiv. Sympa benachrichtigt Sie, wenn Sie versuchen, eine Nachricht zu bearbeiten, die bereits moderiert wurde. Falls es mehrere Moderatoren gibt, ist es einfacher, Nachrichten über die WWW-Oberfläche der Mailingliste zu moderieren: Sie können so alle verbleibenden unmoderierten Nachrichten auf einmal sehen.

Ganz gleich, wann sie moderiert wurde, bleiben Versanddatum und -zeit einer Nachricht unverändert. Falls der Versand extrem verzögerter Nachrichten erlaubt ist, kann man daher theoretisch am 31. Dezember eine auf den 1. Januar datierte Mail empfangen!

Falls die Nachricht mit Benachrichtigung abgelehnt wurde, wird der Abonnent, der sie abgeschickt hat, per Mail benachrichtigt. Sie können anpassen, welche Nachricht er erhält.

Indem Sie das Feld 'Ohne Benachrichtigung ablehnen' ankreuzen, können Sie verhindern, dass der Nachrichtenurheber benachrichtigt wird.

Indem Sie das Feld 'Zur schwarzen Liste hinzufügen' ankreuzen, verzichten Sie nicht nur auf eine Ablehnungsbenachrichtignug, sondern fügen den Urheber der Nachricht auch zur schwarzen Liste der Liste hinzu. Sie können die schwarze Liste über den Knopf 'schwarze Liste bearbeiten' am Fuß der Seite verwalten.

Wenn Sie die Ablehnungsbenachrichtigung, die der Nachrichtenurheber erhält, anpassen möchten, können Sie dies mit dem Knopf 'Ablehnungsnachrichten verwalten' tun. Diese Verwaltungsseite lässt Sie eine Reihe von Ablehnungsnachrichten erstellen und definieren, welche per Vorgabe verwendet wird.

Hinweis: Sie können über das Listen-Administrationsmodul Moderatoren hinzufügen oder entfernen. Klicken Sie dafür auf der Listen-Informationsseite auf 'Admin', auf 'Listenkonfiguration bearbeiten', und schließlich auf 'Listendefinition'.

Sie können auch Nachrichten bearbeiten, nachdem sie über die Liste verteilt wurden; dies kann sinnvoll sein, wenn eine Liste nicht moderiert ist. Wenn Sie eine Nachricht löschen möchten, suchen Sie sie im Online-Nachrichtenarchiv auf und klicken Sie auf den Knopf 'Diese E-Mail zum Löschen markieren' in der oberen rechten Ecke der Nachricht. Eine Bestätigungsanfrage erscheint; klicken Sie auf 'OK'. Die Nachricht wird nach einigen Sekunden gelöscht. Seien Sie vorsichtig: Diese Aktion ist unumkehrbar! Wenn Sie eine Nachricht löschen, kann sie nicht mehr zurückgeholt werden.

Das Nachrichtenarchiv verwalten

Die Mailinglisten-Verwaltungssoftware Sympa kann herunterladbare, im .ZIP-Format komprimierte Archive der an die Liste geschickten Nachrichten erzeugen. Um diese Archive herunterzuladen, wählen Sie die Monate aus, die Sie bei dieser Liste interessieren, und klicken Sie auf den Knopf 'ZIP-Datei herunterladen'.

Tipp: Um in der Liste 'Archivauswahl' alle Monate zu wählen, in denen Nachrichten versandt wurden, klicken Sie auf den ersten Monat, halten Sie die Umschalttaste (Shift) gedrückt, und klicken Sie auf den letzten Monat in der Liste.

Sie werden eine Datei des Namens 'listenname_archive.zip' erhalten, die Ordner namens 'listenname_jahr-monat' (Beispiel: beispielliste_2005-06) für jeden Monat enthält. In jedem Ordner sind die Dateinamen laufende Nummern für die Nachrichten in chronologischer Ordnung (Beispiel: die Datei '1' enthält die erste Nachricht des Monats). Die Nachrichtendateien haben kein Suffix; benutzen Sie den Texteditor Ihrer Wahl (Notepad, TextEdit, Vim etc.) um sie zu öffnen. Jede Datei stellt eine vollständige Nachricht (mit allen Kopfzeilen) dar.

Auf der Seite 'Archive verwalten' können Sie auch Nachrichten löschen (monatsweise, nicht nachrichtenweise). Um dies zu tun, wählen Sie in der Liste die Monate aus, die Sie interessieren, und klicken Sie auf den Knopf 'Ausgewählte Monate löschen'.

Seien Sie vorsichtig: Diese Aktion ist unumkehrbar! Wenn Sie auf 'Ausgewählte Monate löschen' klicken, denken Sie daran, dass Sie nicht nur eine Archivdatei, sondern das gesamte Nachrichtenarchiv des betreffenden Monats löschen!

Die Liste umbenennen

Klicken Sie im Listen-Administrationsmodul auf 'Liste umbenennen'. Geben Sie den Namen Ihrer Wahl ein und klicken Sie auf den Knopf 'Diese Liste umbenennen'. Eine Bestätigungsanfrage erscheint; klickeN Sie auf 'OK'.

Falls Sie es sich anders überlegen, reicht es, umgekehrt vorzugehen und der Liste ihren alten Namen wieder zu geben.

Seien Sie vorsichtig: Wenn Sie eine Liste umbenennen, müssen dies die Listmasters wissen; andernfalls wird die Änderung keine Wirkung haben.

Ein paar Tipps zur Benennung von Listen:

Die Liste löschen

Klicken Sie im Listen-Administrationsmodul auf 'Liste löschen'. Eine Bestätigungsanfrage erscheint; klicken Sie auf 'OK'.

Seien Sie vorsichtig: Wenn Sie die Liste löschen, können Sie sie nicht selber wiederherstellen! Falls Sie sie wiederherstellen möchten, müssen Sie einen Listmaster darum bitten.

Was sind nun die faktischen Konsequenzen einer Listenlöschung?

Seien Sie vorsichtig: Wegen interner Verzögerungen bleiben die Listenseiten noch eine Weile unter den direkten Adressen erreichbar. Erst nach einiger Zeit werden sie verschwinden.

Wenn Sie möchten, dass die Liste und alle mit ihr verbundenen Dateien auf Dauer gelöscht werden, müssen Sie einen Listmaster darum bitten.

Empfohlene Methodik

Um vitale Listen zu haben, müssen Sie sich an den Diskussionen darauf aktiv beteiligen: Wenn eine Liste von ihren Eigentümern weder kontrolliert noch mit Leben erfüllt wird, kann das Niveau der Nachrichten sinken oder die Liste kann mit der Zeit einfach absterben.

Die Verwendung von E-Mail im Allgemeinen und von Mailinglisten im Besonderen wird durch eine Reihe von Regeln, die für angenehme Kommunikation unerlässlich sind, bestimmt: die "Netiquette". Als Listeneigentümer oder -moderator ist es Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass Abonnenten sich an sie halten. Sie können die allgemenien Prinzipien der Netiquette und viele weiterführende Links auf der Wikipedia-Seite zum Thema Netiquette finden.

Sie sollten eine Charta für Ihre Liste schreiben, die die für ihre Nutzung geltenden Regeln festschreibt:

Top of Page